KI-Telefonassistent für Rechtsanwälte, Notare & Kanzleien: Mandantenaufnahme rund um die Uhr

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Besondere Anforderungen im Kanzleialltag

Rechtsanwälte, Notare und juristische Fachkräfte stehen im Arbeitsalltag unter erheblichem Zeit- und Haftungsdruck:

1. Konzentriertes Arbeiten bei Schriftsätzen: Ständige Telefonunterbrechungen stören die Prüfung komplexer Rechtsfälle.

2. Haftungsrisiko Fristversäumnis: Anrufe zu Rechtsmittelfristen oder gerichtlichen Ladungen dürfen nicht untergehen.

3. Mandatsverlust bei Nichterreichbarkeit: Rechtssuchende, die eine Kanzlei nicht sofort erreichen, rufen unmittelbar den nächsten Anwalt an.

4. Verschwiegenheit: Die Kanzlei klärt, welcher Dienstleister Mandantendaten verarbeitet, wo das geschieht und ob ein AVV vorliegt.

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Funktionsweise von AIOOS in der Kanzlei

Typische Anrufe in einer Kanzlei

Eine neue Mandatsanfrage und ein Rückruf zu einer laufenden Sache brauchen unterschiedliche Angaben. Die folgenden Beispiele beschreiben die administrative Aufnahme. Ob ein Mandat angenommen wird und welche rechtlichen Schritte folgen, entscheidet Ihre Kanzlei.

• Neue Mandanten: Der Assistent erfasst Name, Kontakt, Rechtsgebiet und einen kurzen Sachverhalt sowie den Rückrufwunsch. Die Beschreibung stammt vom Anrufer. Aus der Aufnahme folgt keine Zusage, dass Ihre Kanzlei das Mandat übernimmt.
• Bestehende Mandanten: Ein genanntes Aktenzeichen wird für den Rückruf aufgenommen. Es dient als Angabe für Ihr Team, nicht als Zugriff auf die Akte. Fragen zum Verfahrensstand klärt die zuständige Person in der Kanzlei.
• Gericht oder Gegenanwalt: Ist die Weiterleitung konfiguriert, verbindet AIOOS mit der hinterlegten Nummer. Andernfalls wird das Anliegen mit Rückrufnummer aufgenommen. Eine fachliche Stellungnahme gibt der Assistent nicht ab.
• Terminwunsch: Der Assistent nimmt den Wunsch als Anfrage auf. Ihr Team prüft ihn und bestätigt den Termin. Es erfolgt keine Buchung in Ihrem Kanzleikalender.
• Frist genannt: Die vom Anrufer angegebene Frist wird als solche notiert, wie im Gesprächsbeispiel oben. Die Kanzlei prüft diese Angabe selbst. Der Assistent berechnet weder Beginn noch Ende einer Frist.

Rückrufe im Team vorbereiten

Legen Sie fest, wer neue Anfragen sichtet und wer Rückrufe zu laufenden Mandaten übernimmt. Ein genanntes Rechtsgebiet hilft bei der internen Zuordnung, ersetzt aber keine Prüfung des Sachverhalts. Für die Vorbereitung eines Rückrufs sind eine erreichbare Kontaktperson und die vom Anrufer geschilderte Frage sinnvoller als eine ausführliche rechtliche Diskussion mit dem Assistenten.

Vereinbaren Sie auch, wie Ihr Team mit unvollständigen Angaben umgeht. Eine hinterlassene Nachricht ist noch keine geklärte Zuständigkeit. Prüfen Sie vor dem Rückruf, ob die genannte Person und das Anliegen intern zugeordnet werden können. Fragen zum Mandat, zu Unterlagen und zu einer möglichen Vertretung gehören in das Gespräch mit der Kanzlei.

Für Notariate gilt dieselbe Trennung: Die Aufnahme eines Anliegens ist weder eine fachliche Prüfung noch die Bestätigung eines Beurkundungstermins. Besprechen Sie organisatorische Wünsche und rechtliche Voraussetzungen getrennt. So bleibt für Ihr Team nachvollziehbar, was der Anrufer mitgeteilt hat und was erst persönlich zu klären ist.

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Klare Grenzen: Aufnahme statt Rechtsberatung

Der Assistent übernimmt administrative Aufgaben. Die rechtliche Prüfung bleibt bei Rechtsanwälten und Notaren. Legen Sie vor dem Einsatz fest, welche Angaben für einen Rückruf erforderlich sind und welche Fragen erst im persönlichen Gespräch geklärt werden.

1. Keine Rechtsberatung: AIOOS beurteilt weder Erfolgsaussichten noch Ansprüche und empfiehlt keine rechtlichen Schritte.

2. Keine Auskunft aus Akten: Der Assistent gibt keine Informationen zum Akteninhalt oder Bearbeitungsstand aus Ihrer Kanzleisoftware.

3. Keine Kollisionsprüfung: Die Kanzlei prüft selbst, ob sie ein Mandat übernehmen kann.

4. Keine Fristenberechnung: Eine vom Anrufer genannte Frist ist eine Angabe zur Prüfung, keine berechnete oder bestätigte Rechtsmittelfrist.

5. Keine Buchung im Kanzleikalender: Ein Terminwunsch bleibt eine Anfrage. Die Kanzlei bestätigt den Termin; eine Anbindung an externe Kalender gibt es nicht.

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Sekretariat, Telefonservice, Anrufbeantworter oder KI?

Telefonsekretariat und KI im Vergleich

Für die Telefonorganisation zählt, wer das Gespräch führt und wer danach handelt. Die Übersicht beschreibt typische Arbeitsweisen. Bei einem externen Telefonservice richten sich Umfang und Erreichbarkeit nach der Vereinbarung. Für AIOOS gelten die hier beschriebenen administrativen Grenzen.

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Anrufbeantworter außerhalb der Bürozeiten

Auf einer Mailbox hinterlässt der Anrufer eine Nachricht nach der Ansage. AIOOS führt stattdessen ein Gespräch zur Erstaufnahme: Name, Kontakt und Anliegen werden strukturiert erfasst. Zusammenfassung und Transkript stehen anschließend in der App. Bei verpassten Anrufen erhält Ihr Team eine E-Mail, sofern die Benachrichtigungen eingeschaltet sind.

Eine eingerichtete Weiterleitung kann das Gespräch an die hinterlegte Nummer übergeben. Nimmt dort niemand ab, kehrt der Anrufer zum Assistenten zurück. Dieser nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf. Daraus folgt keine Zusage eines sofortigen Rückrufs. Entscheiden Sie intern, wer die eingegangenen Anliegen prüft und beantwortet.

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Einrichtung mit Ihrer bestehenden Kanzleinummer

1. Rufumleitung: Sie leiten Anrufe von Ihrer bestehenden Nummer auf die AIOOS-Nummer um, etwa bei Besetzt oder außerhalb der Bürozeiten.

2. Begrüßung: Der Hinweis, dass der Anrufer mit einer KI spricht, steht am Gesprächsbeginn.

3. Weiterleitungsnummer: Für Warm Transfer hinterlegen Sie die Nummer, an der Ihr Team erreichbar sein soll.

4. Benachrichtigungen: Wenn Sie E-Mails zu verpassten Anrufen wünschen, schalten Sie die Benachrichtigungen ein. Zusammenfassung und Transkript stehen in der App.

Besprechen Sie vorab im Team, welche Rückrufangaben benötigt werden und wer diese bearbeitet. Für den Einstieg eignet sich eine administrative Anfrage ohne rechtliche Bewertung. Prüfen Sie den vorgesehenen Ablauf zusammen mit den Datenschutzunterlagen, bevor Sie die Rufumleitung für Mandanten nutzen.

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Datenschutz & Compliance: DSGVO & EU AI Act

Lesen Sie die AVV-Vorabfassung und die Datenschutzerklärung vor der Entscheidung. Die Speicherung in Deutschland bedeutet nicht, dass auch die KI-Sprachverarbeitung dort stattfindet. Die Prüfung der Verschwiegenheitspflicht bleibt bei Ihrer Kanzlei.

Was der EU AI Act von Betreibern in Österreich konkret verlangt, ist im Praxis-Leitfaden mit Checkliste ausgeführt. Für Steuerberatungskanzleien, in denen dieselbe Verschwiegenheitsfrage anders gelagert ist, gibt es eine eigene Seite.