⚠︎ Entwurf — Struktur steht; Inhalte von Fachanwalt für IT-Recht / externe:r Datenschutzbeauftragte:r zu finalisieren.

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von AIOOS (Telefon-, Web-Chat- und WhatsApp-KI) gemäß DSGVO.

1. Verantwortlicher 2. Verarbeitete Daten & Zwecke 3. Auftragsverarbeitung (AVV) 4. Empfänger & Sub-Auftragsverarbeiter 5. Übermittlung in Drittländer 6. KI-Modell- & Datenflussbeschreibung 7. Speicherdauer & Löschung 8. Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs) 9. Ihre Rechte

1. Verantwortlicher

[Firmenname, Anschrift] · E-Mail: office@jolioo.com
Datenschutzbeauftragte:r: [Name / Kontakt — falls bestellt]

2. Verarbeitete Daten & Zwecke

Bei der Bereitstellung des KI-Agenten verarbeiten wir je nach Kanal:

Telefonie: Rufnummer, Gesprächsaudio, Transkripte, Gesprächsmetadaten (Zeit, Dauer).
Website-Widget: Chat-Inhalte, ggf. Spracheingaben, technische Verbindungsdaten.
WhatsApp: Nachrichteninhalte (Text/Sprache), Telefonnummer.
Allgemein: aus Gesprächen extrahierte Angaben (z. B. Terminwünsche, Kontaktdaten).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag), lit. f (berechtigtes Interesse) bzw. lit. a (Einwilligung) DSGVO. KI-Transparenz: Anrufer:innen werden darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-System sprechen (Art. 50 KI-VO).

3. Auftragsverarbeitung (AVV)

Setzen Geschäftskund:innen AIOOS ein, verarbeiten wir personenbezogene Daten in deren Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inkl. der TOMs (Anlage) wird jeder Kundin / jedem Kunden bereitgestellt: [Link zum AVV-Muster / Anforderung über office@jolioo.com].

4. Empfänger & Sub-Auftragsverarbeiter

Zur Leistungserbringung setzen wir folgende Sub-Auftragsverarbeiter ein (jeweils mit AVV/SCC abgesichert):

Anbieter	Zweck	Sitz / Region
Hetzner Online GmbH	Hosting / Server (Applikation, LiveKit)	Deutschland (ISO 27001)
Google (Gemini API)	KI-Sprachmodell / Sprachverarbeitung	USA [EU-US DPF]
[STT/TTS-Anbieter, z. B. Cartesia / Groq]	Sprache-zu-Text / Text-zu-Sprache	[Region]
[Telefonie / SIP, z. B. DIDWW]	Anrufzustellung	[Region]
Meta Platforms (WhatsApp Business)	WhatsApp-Kanal	[Region / DPF]

Eine aktuelle, vollständige Subunternehmerliste ist Bestandteil des AVV.

5. Übermittlung in Drittländer

Einzelne KI-/Infrastrukturdienste verarbeiten Daten außerhalb der EU/des EWR (u. a. USA). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von:

Angemessenheitsbeschluss EU-US Data Privacy Framework (sofern Anbieter zertifiziert), sowie
Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission als Absicherung, ergänzt um ein Transfer Impact Assessment (TIA).

[Konkrete Mechanismen je Anbieter ergänzen]

6. KI-Modell- & Datenflussbeschreibung

Eingehende Sprache/Text wird zur Beantwortung an die eingesetzten KI-Modelle übergeben. Inhalte werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Vereinfachter Datenfluss:

Anruf/Chat → STT (Transkription) → LLM (Antwortgenerierung) → TTS (Sprachausgabe) → Protokoll/Übergabe

Eine detaillierte Modell- und Datenflussbeschreibung (Modelle, Speicherorte, Aufbewahrung) stellen wir Geschäftskund:innen auf Anfrage bereit.

7. Speicherdauer & Löschung

Gesprächsdaten und Transkripte werden gemäß Löschkonzept nur so lange gespeichert, wie für den Zweck erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben: [Aufbewahrungsfristen je Datenart].

8. Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Gemäß Art. 32 DSGVO u. a.: Verschlüsselung in Übertragung und Ruhe, Zugriffs- und Berechtigungskonzept, Protokollierung, Pseudonymisierung, Backup- und Wiederherstellungsverfahren. Vollständige TOMs als Anlage zum AVV. [Detailliste ergänzen]

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Kontakt: office@jolioo.com.