KI-Telefonassistent für Steuerberater & Kanzleien: Diskrete Mandantenannahme und Fristen-Triage

Von der AIOOS Redaktion · Zuletzt aktualisiert am 17. August 2026

Ein KI-Telefonassistent für Steuerberater und Kanzleien nimmt jeden Anruf rund um die Uhr an, erfasst Mandantenanliegen strukturiert und trennt fristgebundene Fälle von Routineanfragen. Er nennt keine Steuerstände und gibt keine Auskunft über Akten, sondern qualifiziert, dokumentiert und übergibt per Warm Transfer an die zuständige Sachbearbeiterin oder den zuständigen Sachbearbeiter. Die Verschwiegenheitspflicht nach dem WTBG 2017 bleibt dabei technisch und organisatorisch abgesichert.

Warum das Kanzleitelefon ein Sonderfall ist

In den meisten Branchen ist das Telefon ein Vertriebskanal. In einer Steuerberatungs-, Anwalts- oder Notariatskanzlei ist es zusätzlich ein Risikokanal. Jeder eingehende Anruf berührt drei Dinge gleichzeitig, die sonst getrennt betrachtet werden:

Ein Berufsgeheimnis. Schon die Auskunft, ob eine bestimmte Person Mandant der Kanzlei ist, fällt unter die Verschwiegenheitspflicht. Wer am Telefon zu viel bestätigt, verletzt sie – unabhängig davon, wie freundlich das Gespräch verlief.

Eine laufende Frist. Ein Anruf am 14. eines Monats kann bedeuten, dass Belege für die anstehende Umsatzsteuervoranmeldung fehlen. Ein Anruf mit einem Bescheid in der Hand bedeutet, dass eine Monatsfrist läuft.

Eine Konzentrationsleistung. Die produktive Arbeit in der Kanzlei ist Tiefenarbeit an Zahlen, Verträgen und Sachverhalten. Jede Unterbrechung kostet nicht nur die Gesprächsminuten, sondern die Zeit bis zum Wiedereinstieg in den Fall.

Die klassische Antwort auf dieses Spannungsfeld ist das Sekretariat als Filter. Es funktioniert – aber nur zu Bürozeiten, nur bei einem Anruf gleichzeitig und nur, solange die Person am Empfang nicht selbst gerade in der Belegübernahme steht. In den Wochen um die großen Fristen bricht genau dieser Filter zusammen, weil dann alle gleichzeitig anrufen.

Ein KI-Telefonassistent ersetzt die fachliche Beratung nicht. Er übernimmt die Schicht davor: annehmen, zuordnen, priorisieren, dokumentieren und im richtigen Fall sofort durchstellen.

Verschwiegenheitspflicht: Was am Telefon nicht gesagt werden darf

Die Verschwiegenheitspflicht ist die härteste Nebenbedingung jeder Telefonautomatisierung in der Kanzlei. Sie ergibt sich für Wirtschaftstreuhänder aus dem WTBG 2017 und ist keine Höflichkeitsregel, sondern eine Berufspflicht mit disziplinarrechtlicher Konsequenz. Für Rechtsanwälte steht die Parallelnorm in § 9 Abs. 2 RAO, für Notare in § 37 Notariatsordnung.

Verstärkt wird sie prozessual: Nach § 157 Abs. 1 Z 2 StPO steht unter anderem Rechtsanwälten, Notaren und Wirtschaftstreuhändern ein Aussageverweigerungsrecht über das zu, was ihnen in dieser Eigenschaft bekannt geworden ist. Das Berufsgeheimnis wirkt also nicht nur gegenüber Nachbarn und Wettbewerbern, sondern auch gegenüber staatlichen Stellen. Ein Telefonsystem, das Mandatsinformationen leichtfertig herausgibt, unterläuft eine Schutzposition, die der Gesetzgeber bewusst eingerichtet hat.

Die Negativliste des Assistenten

Für den produktiven Betrieb wird der Assistent nicht darauf trainiert, was er sagen darf, sondern zuerst darauf, was er unter keinen Umständen sagt:

Der letzte Punkt ist kein theoretisches Konstrukt: Die Änderung einer Bankverbindung oder Zustelladresse per Anruf ist ein klassischer Betrugsvektor. Der Assistent behandelt sie als Ereignis, das ein Mensch prüfen muss.

Identifikation ist Zuordnung, nicht Authentifizierung

Der Assistent fragt Namen, Firma und – sofern vorhanden – die Mandanten- oder Klientennummer ab. Diese Angaben dienen dazu, das Anliegen dem richtigen Akt und der richtigen Sachbearbeitung zuzuordnen. Sie sind kein Authentifizierungsmerkmal: Wer eine Steuernummer kennt, ist damit nicht als berechtigt ausgewiesen. Deshalb bleibt die inhaltliche Auskunft immer beim Menschen, der die Stimme, den Fall und die Vollmachtslage kennt.

Die Pflicht reicht bis zum Dienstleister

Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht an der Kanzleitür. Sie ist auf Mitarbeitende und eingebundene Hilfskräfte zu überbinden – und ein Telefonassistent ist technisch nichts anderes als eine eingebundene Hilfskraft. Praktisch heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung auf Servern in der EU, dokumentierte Zugriffsbeschränkungen, definierte Löschfristen und eine Verschwiegenheitsverpflichtung im Vertragswerk. Wer diese Kette nicht sauber schließt, hat kein Datenschutzproblem, sondern ein Berufsrechtsproblem.

Fristen-Triage: Der Kanzleikalender als Prioritätsraster

Die zweite Besonderheit ist die Zeit. In einer Kanzlei ist die Dringlichkeit eines Anrufs nicht am Tonfall des Anrufers ablesbar, sondern am Datum. Der Assistent bewertet deshalb jedes Anliegen gegen ein hinterlegtes Fristenraster.

Die wiederkehrenden gesetzlichen Fristen

Diese Tabelle ist der eigentliche Grund, warum ein Anrufbeantworter in einer Kanzlei nicht ausreicht. Ein Band unterscheidet nicht zwischen „Ich hätte gern einen Termin im September" und „Mir ist gestern ein Bescheid zugestellt worden". Der zweite Anruf enthält eine laufende Monatsfrist. Bleibt er bis Montag auf dem Band, ist ein Achtel der Rechtsmittelfrist vergangen, bevor irgendjemand den Fall gesehen hat.

Das dreistufige Triage-Schema

Der Assistent klassifiziert jedes Gespräch nach hinterlegten Regeln in eine von drei Stufen. Maßgeblich ist nicht die Dringlichkeit, die der Anrufer behauptet, sondern das Vorliegen bestimmter Auslöser.

Stufe Rot – fristgebunden, sofortige Übergabe

• Zustellung eines Bescheides, einer Beschwerdevorentscheidung oder einer Ladung
• Ankündigung einer Außenprüfung, Nachschau oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung
• Einleitung eines Finanzstrafverfahrens, Selbstanzeige-Absicht
• Vollstreckungs-, Pfändungs- oder Sicherstellungsschritte
• Fristverlängerungs- oder Zahlungserleichterungsansuchen mit knapper Frist
• Jede Frist, die laut Angabe des Anrufers innerhalb der nächsten fünf Werktage abläuft

Bei Rot gilt: Warm Transfer, solange die Kanzlei besetzt ist; außerhalb der Bürozeiten sofortige Benachrichtigung des hinterlegten Bereitschaftskanals plus verbindliche Rückrufzusage mit konkretem Zeitfenster.

Stufe Gelb – fristnah, Übergabe am selben Arbeitstag

• Fehlende oder nachzureichende Belege in einem laufenden Voranmeldungszeitraum
• Änderungen in der Lohnverrechnung vor dem Abrechnungslauf: Eintritt, Austritt, Krankenstand, Elternkarenz, Änderung des Beschäftigungsausmaßes
• Rückfragen zum Jahresabschluss in der Aufstellungsphase
• Zahlungsavisos, Umbuchungen, Rückstandsausweise

Stufe Grün – planbar, strukturierte Aufnahme

• Terminwunsch, Belegübergabe, Rückruf ohne Frist
• Allgemeine organisatorische Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Zugangsdaten für das Belegportal
• Neuanfragen ohne bestehendes Mandat

Die Stufen sind Kanzleiparameter, keine Produkteigenschaft. Eine Kanzlei mit starkem Lohnverrechnungsanteil zieht die Lohnthemen um den Monatswechsel bewusst nach Rot; eine Kanzlei mit Schwerpunkt Bilanzierung tut das im Mai und Juni mit den Jahresabschlussfällen.

Der Anrufablauf Schritt für Schritt

Der folgende Ablauf beschreibt ein vollständiges Gespräch von der Begrüßung bis zur Dokumentation. Er ist bewusst so geschnitten, dass jeder Schritt entweder Daten erzeugt oder eine Entscheidung trifft.

Schritt 1 – Begrüßung mit Kennzeichnung nach Art. 50

Der Assistent hebt beim ersten Läuten ab, nennt die Kanzlei und kennzeichnet sich als KI-System. Die Kennzeichnung steht am Anfang, nicht am Ende:

„Kanzlei Hofer und Partner, grüß Gott. Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Kanzlei. Ich kann Ihr Anliegen aufnehmen, Termine vereinbaren und Sie bei dringenden Fristsachen direkt weiterverbinden. Zu Steuerständen und Aktenständen gebe ich keine Auskunft. Worum geht es?"

Diese vier Sätze leisten vier Dinge: Sie identifizieren die Kanzlei, erfüllen die Transparenzpflicht des EU AI Act, definieren den Zuständigkeitsbereich und setzen die Erwartung, dass inhaltliche Auskünfte nicht am Automaten erhältlich sind. Der letzte Punkt verhindert einen großen Teil der Gespräche, die sonst in einer Verweigerung enden würden.

Schritt 2 – Anliegen erfassen, bevor identifiziert wird

Der Assistent fragt zuerst offen nach dem Anliegen. Das ist keine Stilfrage, sondern Triage-Logik: Erst das Anliegen entscheidet, welche Daten überhaupt erhoben werden müssen. Wer nur einen Termin für ein Erstgespräch will, muss keine Steuernummer nennen.

Schritt 3 – Zuordnung zum Mandat

Bei bestehendem Mandat erhebt der Assistent: Name der natürlichen Person, Firmenwortlaut, Mandanten- oder Klientennummer sowie – wenn hinterlegt – das betroffene Sachgebiet (Buchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanz, Steuererklärung, Beratung). Diese Zuordnung entscheidet, an welche Sachbearbeitung der Fall geht. Sie ersetzt keine Berechtigungsprüfung.

Schritt 4 – Fristenprüfung

Der Assistent stellt gezielte, geschlossene Fragen statt einer offenen Dringlichkeitsabfrage:

Liegt ein Schriftstück einer Behörde vor?

Steht darauf ein Zustelldatum, und wenn ja, welches?

Ist darin eine Frist genannt, und wenn ja, welche?

Betrifft das Anliegen einen bereits laufenden Voranmeldungs- oder Abrechnungszeitraum?

Aus den Antworten ergibt sich die Triage-Stufe. Der Assistent bewertet dabei nicht die Rechtslage – er stellt fest, ob ein Auslöser vorliegt, und wendet die hinterlegte Regel an. Die rechtliche Beurteilung der Frist bleibt beim Berufsberechtigten.

Schritt 5 – Strukturierte Datenaufnahme

Erst jetzt wird der Datensatz vervollständigt. Der Assistent nimmt auf:

• Rückrufnummer und bevorzugtes Zeitfenster
• E-Mail-Adresse für die Übermittlung von Unterlagen, sofern für den Fall erforderlich
• Kurze Sachverhaltsangabe in den Worten des Anrufers
• Genannte Beträge, Zeiträume, Aktenzeichen und Bescheiddaten – als Zitat, nicht als Bewertung
• Ob Unterlagen bereits im Belegportal liegen oder noch übermittelt werden

Schritt 6 – Entscheidung: Transfer, Termin oder Ticket

Der Assistent trifft am Ende genau eine von drei Entscheidungen, ohne das Gespräch offen zu lassen. Das ist das Prinzip Close-the-Loop: Der Anrufer legt mit einem Ergebnis auf, nicht mit einer Hoffnung.

Schritt 7 – Dokumentation

Jedes Gespräch erzeugt einen strukturierten Eintrag: Zeitstempel, Anrufer, Mandatszuordnung, Anliegen, Triage-Stufe, erhobene Daten, getroffene Entscheidung, empfangende Person. Dieser Eintrag geht in die Kanzleisoftware oder – wo keine Schnittstelle besteht – als strukturierte E-Mail an das Sekretariat und als Kalendereintrag in den Kanzleikalender. Er ist gleichzeitig Arbeitsanweisung und Nachweis, wann welche Information die Kanzlei erreicht hat. Gerade bei Fristsachen ist dieser Zeitstempel das eigentliche Wertversprechen.

Warm Transfer an die Sachbearbeitung

Der Warm Transfer ist der Unterschied zwischen einer Weiterleitung und einer Übergabe. Bei einer Weiterleitung klingelt es woanders und der Anrufer erzählt alles noch einmal. Bei einer Übergabe bekommt die annehmende Person zuerst die Zusammenfassung und entscheidet dann, ob sie das Gespräch übernimmt.

Der Ablauf im Detail:

Zielbestimmung. Der Assistent bestimmt anhand von Sachgebiet und Mandatszuordnung die zuständige Person. Ist sie nicht erreichbar, greift eine hinterlegte Vertretungskette – Sachbearbeitung, Teamleitung, Berufsberechtigter – statt einer Rückkehr in die Warteschleife.

Ankündigung an den Anrufer. Der Assistent sagt, mit wem verbunden wird und warum. Er verspricht keine inhaltliche Lösung.

Übergabeprotokoll. Die annehmende Person erhält vor dem Durchstellen die Kurzfassung: Mandant, Sachgebiet, Anliegen in einem Satz, Triage-Stufe, Fristdatum, Rückrufnummer.

Annahme oder Ablehnung. Wird nicht angenommen, fällt das Gespräch nicht ins Leere: Der Assistent bleibt in der Leitung, erklärt die Lage und vereinbart einen verbindlichen Rückruf.

Protokollierung der Übergabe. Wer wann übernommen hat, steht im Datensatz. Damit ist nachvollziehbar, an welchem Punkt die Verantwortung für die Frist übergegangen ist.

Regeln, die vorab definiert werden müssen:

• Welche Sachgebiete gehen an welches Team?
• Wer übernimmt Fristsachen, wenn die zuständige Person im Urlaub ist?
• Welche Nummer gilt außerhalb der Bürozeiten für Stufe Rot – und wird dort tatsächlich abgehoben?
• Ab welcher Eskalationsstufe wird der Berufsberechtigte persönlich einbezogen?
• Welche Anliegen werden grundsätzlich nicht durchgestellt, sondern immer als Ticket geführt?

Diese fünf Fragen sind der eigentliche Einrichtungsaufwand. Die Technik ist in Minuten konfiguriert; die Zuständigkeitsmatrix ist eine Kanzleientscheidung.

Mandantenannahme: Neuanfragen sauber aufnehmen

Der Neukundenanruf ist in der Kanzlei kein Verkaufsgespräch, sondern der erste Schritt eines regulierten Aufnahmeprozesses. Der Assistent bereitet ihn vor, entscheidet ihn aber nicht.

Was der Assistent bei einer Neuanfrage erhebt

Kollisionsprüfung: der Schritt, den kein System automatisieren darf

Vor der Annahme eines Mandats prüft die Kanzlei, ob ein Interessenkonflikt vorliegt – etwa weil die Gegenseite bereits betreut wird oder weil eine frühere Befassung in derselben Sache besteht. Für Rechtsanwälte ist das Verbot der Doppelvertretung in § 10 Abs. 1 RAO ausdrücklich normiert, für Notare folgt es aus der Amtspflicht zur Unparteilichkeit, für Wirtschaftstreuhänder aus den Berufsgrundsätzen der Unabhängigkeit und Unbefangenheit.

Der Assistent erhebt dafür die Namen der beteiligten Personen und Gesellschaften und markiert den Datensatz als „Kollisionsprüfung ausständig". Er führt die Prüfung nicht durch und trifft keine Annahmeentscheidung – schon deshalb nicht, weil er dazu die Namen aller bestehenden Mandate abgleichen müsste, was den Bestand des Berufsgeheimnisses in eine Automatik verlagern würde. Der Assistent liefert die Eingangsdaten; die Prüfung und die Entscheidung bleiben beim Berufsberechtigten.

Ebenso wenig führt der Assistent die berufsrechtlich gebotene Identitätsfeststellung im Rahmen der Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch. Diese setzt eine Prüfung von Dokumenten voraus und ist keine Telefonaufgabe.

Was der Assistent im Erstkontakt sagen darf

Er darf Leistungsbereiche der Kanzlei beschreiben, Zuständigkeiten erklären, Öffnungszeiten und Ablauf nennen und einen Termin vergeben. Er nennt keine Honorare, macht keine Zusagen über die Annahme des Mandats und äußert sich nicht zur steuerlichen oder rechtlichen Lage des geschilderten Sachverhalts – auch dann nicht, wenn die Antwort naheliegend erscheint. Der Grund ist einfach: Eine unrichtige Auskunft im Erstkontakt ist bereits ein Beratungsfehler, obwohl noch kein Mandat besteht.

Datenschutz: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Löschung

Alles, was am Kanzleitelefon gesprochen wird, ist personenbezogen und regelmäßig hochsensibel: Namen, Steuernummern, Beträge, Beschäftigungsverhältnisse, wirtschaftliche Verhältnisse, gelegentlich auch Gesundheits- oder Familiendaten aus dem Sachverhalt.

Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Für die Bearbeitung einer Mandantenanfrage kommt regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b in Betracht – Erfüllung des Mandatsvertrags oder vorvertragliche Maßnahme auf Anfrage der betroffenen Person. Soweit die Verarbeitung der Erfüllung abgabenrechtlicher Pflichten dient, kommt lit. c hinzu; für die reine Erreichbarkeitsorganisation kann lit. f einschlägig sein. Die Zuordnung gehört ins Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO und ist keine Entscheidung, die ein Anbieter für die Kanzlei treffen kann.

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter des Telefonassistenten ist Auftragsverarbeiter. Erforderlich sind ein schriftlicher Vertrag mit Weisungsbindung, dokumentierte Unterauftragsverarbeiter, Verarbeitung innerhalb der EU und eine ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung, die der berufsrechtlichen Pflicht der Kanzlei entspricht.

Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Verschlüsselung in Übertragung und Speicherung, rollenbasierter Zugriff, Protokollierung der Zugriffe, definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen für Gesprächsdaten.

Aufzeichnung. Eine Mitschnittaufzeichnung des Gesprächs ist nicht erforderlich, damit der Assistent funktioniert – die strukturierte Aufnahme genügt. Wo aufgezeichnet wird, braucht es eine eigene, dokumentierte Rechtsgrundlage und einen entsprechenden Hinweis in der Begrüßung. Im Kanzleiumfeld ist der zurückhaltendere Weg regelmäßig der bessere.

Informationspflicht. Die Datenschutzinformation der Kanzlei ist um die telefonische Verarbeitung zu ergänzen; der Assistent verweist auf Wunsch auf die Datenschutzerklärung auf der Kanzleiwebsite. Weitere Hintergründe unter DSGVO Telefonassistent.

Rechtlicher Rahmen: Art. 50 EU AI Act in der Begrüßung

Seit 2. August 2026 gilt Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act). Natürliche Personen sind darüber zu informieren, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist – und zwar spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion (Art. 50 Abs. 5). Am Telefon bedeutet das: in der Begrüßung.

Ein konkreter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Information klar, erkennbar und rechtzeitig erfolgt. Für eine Kanzlei empfiehlt sich die Kombination aus Kennzeichnung und Zuständigkeitsabgrenzung, wie im Begrüßungsbeispiel oben – das erfüllt die Pflicht und beugt gleichzeitig Fehlerwartungen vor. Vertiefend: EU AI Act Artikel 50 am Telefon und der EU AI Act Praxis-Leitfaden.

Vergleich: Wie Kanzleien ihre Telefonannahme organisieren

Einrichtung in der Kanzlei: Die Schritte

Rufnummer und Umleitung. Die bekannte Kanzleinummer bleibt in Briefkopf, Website und Verzeichnissen unverändert. Eingerichtet wird eine Rufumleitung auf die zugewiesene Servicenummer – dauerhaft, bei Nichtmelden oder bei besetzt. So bleibt das Sekretariat erste Instanz, und der Assistent fängt ab, was sonst am Band landet.

Kanzleistammdaten hinterlegen. Öffnungszeiten, Kanzleiurlaub, Feiertage, Standorte, Fachbereiche, Zuständigkeiten je Sachgebiet.

Fristenraster konfigurieren. Auslöser und Schwellenwerte für Rot, Gelb und Grün festlegen – inklusive der Frage, ab welchem Abstand zum Stichtag ein Lohn- oder UVA-Thema nach Rot wandert.

Negativliste freigeben. Schriftlich festhalten, worüber der Assistent keine Auskunft gibt. Dieses Dokument ist zugleich die berufsrechtliche Absicherung der Kanzlei.

Eskalations- und Vertretungsketten definieren. Zielperson, Vertretung, Bereitschaftskanal außerhalb der Bürozeiten.

Kalender und Kanzleisoftware verbinden. Schreibrechte für Termine, Zustellweg für den strukturierten Datensatz. Wo keine Schnittstelle besteht, genügen ein synchronisierter Kalender (etwa Google Calendar oder Microsoft 365) und die strukturierte E-Mail ins Sekretariat.

Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und die Verarbeitungstätigkeit ins Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO aufnehmen.

Begrüßung nach Art. 50 freigeben.

Testanrufe. Mindestens je ein Testlauf für Fristsache, Lohnverrechnungsänderung, Terminwunsch, Neumandat und einen Auskunftsversuch durch einen Dritten – der letzte prüft die Negativliste unter realen Bedingungen.

Die technische Grundeinrichtung ist eine Sache von Minuten bis wenigen Stunden. Der eigentliche Aufwand liegt in Punkt 3, 4 und 5: Fristenraster, Negativliste und Zuständigkeitsmatrix sind Kanzleientscheidungen, die kein Anbieter abnehmen kann.

Häufige Fragen

Verletzt ein KI-Telefonassistent die Verschwiegenheitspflicht?

Nicht, wenn er wie eine eingebundene Hilfskraft behandelt wird. Das WTBG 2017 verlangt, die Verschwiegenheitspflicht auf Mitarbeitende und Hilfskräfte zu überbinden. Für ein Telefonsystem heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU, dokumentierte Zugriffsbeschränkungen und eine schriftliche Negativliste jener Auskünfte, die der Assistent nie erteilt. Ohne diese Kette ist der Einsatz nicht vertretbar.

Gibt der Assistent Auskunft über Steuerstände oder den Stand eines Aktes?

Nein. Er nennt keine Salden, keine Bescheidinhalte, keine Aktenstände und bestätigt auch nicht, ob eine bestimmte Person Mandant der Kanzlei ist. Inhaltliche Auskünfte bleiben bei den Personen, die den Fall und die Vollmachtslage kennen.

Wie erkennt der Assistent eine Fristsache?

Über hinterlegte Auslöser, nicht über den Tonfall. Er fragt strukturiert ab, ob ein behördliches Schriftstück vorliegt, welches Zustelldatum darauf steht und welche Frist genannt ist. Liegt einer der definierten Auslöser vor – etwa ein zugestellter Bescheid mit der Monatsfrist des § 245 Abs. 1 BAO oder eine angekündigte Außenprüfung – stuft er den Fall als Rot ein und übergibt sofort.

Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Nach § 21 Abs. 1 UStG 1994 spätestens am 15. Tag des auf den Voranmeldungszeitraum zweitfolgenden Kalendermonats; die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig. Die UVA für Jänner ist damit am 15. März fällig. Nicht zu verwechseln mit den Lohnabgaben und der Beitragsgrundlagenmeldung, die jeweils zum 15. des unmittelbar folgenden Monats zu leisten sind. Der Assistent hält beide Raster getrennt.

Kann der Assistent ein neues Mandat annehmen?

Nein. Er nimmt die Neuanfrage strukturiert auf – Rechtsform, Unternehmensgegenstand, gewünschte Leistungen, offene Fristen, beteiligte Personen – und vergibt einen Termin für das Erstgespräch. Die Kollisionsprüfung und die Annahmeentscheidung bleiben beim Berufsberechtigten; die Identitätsfeststellung im Rahmen der Sorgfaltspflichten ist ohnehin keine Telefonaufgabe.

Was passiert, wenn ein Anrufer sich als Finanzamt oder Bank ausgibt?

Der Assistent gibt keine mandatsbezogenen Daten heraus und führt keine Änderung von Bank-, Zustell- oder Kontaktdaten durch. Er nimmt das Anliegen auf und veranlasst einen Rückruf der Kanzlei über den intern bekannten Weg. Änderungswünsche an Stammdaten werden protokolliert, nicht ausgeführt.

Muss der Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht?

Ja. Artikel 50 des EU AI Act verlangt die Information über die Interaktion mit einem KI-System spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion. Am Telefon wird das in der Begrüßung umgesetzt. Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, die Information muss aber klar und rechtzeitig erfolgen.

Lässt sich der Assistent an die Kanzleisoftware anbinden?

Wo eine Schnittstelle vorhanden ist, werden Termin und Gesprächsdatensatz direkt übergeben. Ist keine verfügbar, erfolgt die Terminbuchung in einen synchronisierten Kalender (zum Beispiel Google Calendar oder Microsoft 365), ergänzt um den strukturierten Datensatz per E-Mail an das Sekretariat.

Nimmt der Assistent auch Anfragen über WhatsApp entgegen?

AIOOS ist als kanalübergreifender Assistent konzipiert. Eingehende Telefonie und Website-Chat sind verfügbar; die WhatsApp-Integration ist angekündigt und folgt.

Was kostet der Einsatz in einer Kanzlei?

Die Kosten hängen von Anrufvolumen und Funktionsumfang ab; konkrete Konditionen erhalten Sie auf Anfrage. Einen Überblick über die Kostenfaktoren gibt der Ratgeber KI-Telefonassistent.

Quellen

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017 (WTBG 2017), § 80 – Verschwiegenheitspflicht der Berufsberechtigten und Überbindung auf Mitarbeitende und Hilfskräfte. <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20010072&Paragraf=80> — abgerufen am 17.08.2026

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Strafprozessordnung 1975, § 157 Abs. 1 Z 2 – Aussageverweigerungsrecht unter anderem für Rechtsanwälte, Notare und Wirtschaftstreuhänder. <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10002326&Paragraf=157> — abgerufen am 17.08.2026

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Umsatzsteuergesetz 1994, § 21 – Voranmeldung und Vorauszahlung, Fälligkeit am 15. des zweitfolgenden Kalendermonats. <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873&Paragraf=21> — abgerufen am 17.08.2026

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Unternehmensgesetzbuch, § 222 (Aufstellung des Jahresabschlusses binnen fünf Monaten), § 277 (Offenlegung binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag) und § 283 (Zwangsstrafen). <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001702&Paragraf=277> — abgerufen am 17.08.2026

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Bundesabgabenordnung, § 134 (Einreichfristen für Abgabenerklärungen, Grundlage der Quotenregelung), § 245 (Monatsfrist für die Bescheidbeschwerde), § 205 (Anspruchszinsen) und § 132 (Aufbewahrungsfrist). <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10003940&Paragraf=245> — abgerufen am 17.08.2026

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Rechtsanwaltsordnung, § 9 Abs. 2 (Verschwiegenheitspflicht) und § 10 Abs. 1 (Verbot der Doppelvertretung). <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001673&Paragraf=9> — abgerufen am 17.08.2026

RIS – Rechtsinformationssystem des Bundes: Notariatsordnung, § 37 – Verschwiegenheitspflicht des Notars. <https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001677&Paragraf=37> — abgerufen am 17.08.2026

Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 6 (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung), Artikel 28 (Auftragsverarbeiter), Artikel 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) und Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung). <https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj> — abgerufen am 17.08.2026

Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), Artikel 50 Abs. 1 und Abs. 5 sowie Artikel 113: Transparenzpflicht bei KI-Systemen mit Interaktion natürlicher Personen, anwendbar seit 2. August 2026. <https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj/eng> — abgerufen am 17.08.2026