Das Telefonproblem in der Gastronomie
In Restaurants und Gasthöfen fallen die meisten Anrufe genau in die stressigsten Phasen des Tages:
Mittags- und Abendservice (11:30–14:00 & 17:30–21:00): Das Serviceteam bedient Gäste, nimmt Bestellungen auf und serviert Speisen. Klingelt das Telefon, entsteht Stress: Entweder wird der Gast am Tisch unterbrochen oder das Telefon läutet ins Leere.
Umsatzverlust durch verpasste Anrufe: Viele Gäste, die beim ersten Versuch auf ein Besetztzeichen oder eine Mailbox stoßen, rufen nicht noch einmal an, sondern reservieren bei der Konkurrenz.
Wiederkehrende Standardfragen: Fragen zu Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten, glutenfreien Optionen oder Hundefreundlichkeit binden wertvolle Arbeitszeit.
Funktionen von AIOOS für Restaurants & Gastronomie
- Gast ruft an
- AIOOS KI-Telefonassistenz
- TischreservierungDatum, Zeit, PaxBestätigung im Gespräch
Eintrag im Kalender - Allergen- & MenüauskunftLMIV-konforme AngabenAuskunft an den Gast
- Gruppenanfragen & EventsStrukturierte WeiterleitungEintrag in der App
24/7 Tischreservierung & Verfügbarkeitsprüfung
- Genaue Erfassung: Datum, Uhrzeit, Personenanzahl, Name und Rückrufnummer.
- Sonderwünsche: Vermerk für Innen-/Außenbereich, Hochstühle oder barrierefreie Zugänge.
- Bestätigung im Gespräch: Der Assistent bestätigt Datum, Uhrzeit und Personenzahl noch am Telefon. AIOOS versendet keine SMS oder E-Mail an den Gast; die Bestätigung per E-Mail geht an die gebuchte Person oder Abteilung.
Gesetzeskonforme Allergen- & Speisekarten-Auskunft
- EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV): Zuverlässige Information über die 14 Hauptallergene (z. B. Gluten, Laktose, Nüsse).
- Vegetarische & vegane Optionen: Klare Auskunft über Speisenangebote und Tagesempfehlungen.
Mehrsprachige Gästeannahme (36 Sprachen)
- Internationale Gäste und Touristen werden in ihrer jeweiligen Muttersprache (Englisch, Italienisch, Französisch etc.) fließend und freundlich empfangen. Wie sich das in einer ganzen Urlaubsregion auswirkt, beschreibt KI am Telefon für Tourismusregionen.
Reservierungssysteme: Was AIOOS heute kann
AIOOS ist derzeit mit keinem Reservierungssystem und keinem externen Kalender verbunden:
| Reservierungssystem | Stand heute |
|---|---|
| OpenTable / Resmio / Quandoo / aleno | Keine Anbindung. Reservierungen liegen im AIOOS-Kalender. |
| Google Kalender / Outlook / Excel | Keine Synchronisierung. Termine liegen im AIOOS-Kalender. |
| Digitales Reservierungsbuch | Zusammenfassung und Transkript zu jedem Gespräch in der App; E-Mail bei verpassten Anrufen. |
Datenschutz & EU AI Act
- Datenspeicherung: Die Daten liegen bei Hetzner in Deutschland. Für die KI-Sprachverarbeitung setzt AIOOS Google ein; diese Verarbeitung findet in den USA statt (siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 6). Welche Pflichten dabei aus der DSGVO für einen Telefonassistenten folgen, ist gesondert beschrieben.
- Transparenz: Klarer Hinweis auf den digitalen Telefonassistenten zu Gesprächsbeginn gemäß Art. 50 EU AI Act; den Betreiber-Blick darauf gibt der Praxis-Leitfaden für Österreich.
- Keine Werbebelästigung: Strikte Beschränkung auf eingehende Gästeanfragen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) – Gastronomie
Was passiert, wenn das Restaurant zu einem bestimmten Termin voll ausgebucht ist?
Sie können im System Hinterlegungen treffen (z. B. „Freitag ab 19 Uhr voll“). Die KI bietet dem Gast dann automatisch alternative Uhrzeiten oder Tage an.
Kann die KI Tischreservierungen für größere Gruppen (ab 8 Personen) annehmen?
Für Großgruppen erfasst die KI alle Kontaktdaten und Wünsche strukturiert und leitet diese zur individuellen Freigabe an die Restaurantleitung weiter.
Wie wird AIOOS mit unserer Telefonnummer verknüpft?
Sie aktivieren einfach eine bedingte Rufumleitung bei Besetzt oder außerhalb der Bürozeiten auf Ihre persönliche AIOOS-Nummer.
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